Vier divisies met ieder een eigen vak en een eigen team, en een werkwijze die daarop is gebouwd.
Fysiopraktijk Vitaal begon in 2008 als een gewone eerstelijnspraktijk aan de Nieuwe Kade in Arnhem. In de jaren daarna sloten zelfstandige praktijken uit de omgeving zich bij ons aan. Niet omdat ze groter wilden worden, maar omdat ze merkten dat cliënten steeds vaker een vraag stelden waarvoor je een specialisatie nodig hebt.
Die aansluitingen hebben onze vorm bepaald. In plaats van één grote praktijk waarin iedereen alles doet, hebben we het werk gebundeld in vier divisies. Elke divisie is opgebouwd rond een groep verwante specialismen en werkt met een eigen team.
Waar het ons uiteindelijk om gaat, is mensen weer in beweging krijgen, behandeld door iemand die hun klacht echt kent. Alles wat hieronder staat, is daaruit voortgekomen: de indeling in divisies, de omvang van de teams en de manier waarop wij een aanmelding behandelen.
Onderzoeken waar een klacht vandaan komt, een behandelplan opstellen, behandelen, en u leren wat u zelf kunt doen om het zo te houden.
Wij stellen geen medische diagnoses, schrijven geen medicatie voor en voeren geen onderzoek uit zoals röntgenfoto's of scans. Daarvoor verwijzen wij u terug naar uw huisarts of specialist.
Elke divisie wordt geleid door een divisiemanager die zelf ook nog cliënten behandelt. Daarnaast heeft iedere divisie een eigen groep fysiotherapeuten en een eigen assistente. Die assistente werkt dus niet voor de hele organisatie, maar kent de cliënten en de agenda van haar eigen divisie.
Twee fysiotherapeuten en een assistente. Behandelt klachten aan rug, nek, knie en schouder en alles wat met sport en belasting samenhangt. Ontstaan uit de praktijk van Mark Verhoeven, die zich in 2019 bij ons aansloot.
Vier fysiotherapeuten en een assistente. Begeleidt herstel na een operatie, een breuk of een neurologische aandoening. Werkt nauw samen met het ziekenhuis en met revalidatieartsen.
Drie fysiotherapeuten en een assistente. Begeleidt cliënten met COPD, astma of hartfalen, en ouderen die kracht, balans en zelfstandigheid willen behouden.
Drie fysiotherapeuten en een assistente. Behandelt kinderen van zuigeling tot puber en begeleidt bekkenklachten tijdens en na de zwangerschap. Beschikt over een eigen, prikkelarme behandelruimte.
De dagelijkse leiding van Fysiopraktijk Vitaal ligt bij onze directeur, Hanneke Roozendaal. Zij is eindverantwoordelijk voor de organisatie als geheel en beslist over zaken die alle divisies raken: het aannemen van nieuwe collega's, investeringen, de contracten met zorgverzekeraars en het aansluiten van nieuwe praktijken.
De vier divisiemanagers leggen aan haar verantwoording af. Eens per maand zitten zij samen om de gang van zaken door te nemen. Binnen hun eigen divisie staan de managers er verder zelfstandig voor: zij maken de roosters, verdelen het werk, bewaken de kwaliteit van de behandelingen, houden de declaraties bij en nemen hun eigen mensen aan. Groeit een divisie buiten haar formatie, dan is dat een beslissing van de directie.
Vrijwel alles wat met de dagelijkse gang van zaken te maken heeft, regelt een divisie zelf. Eén ding niet.
Deze afdeling werkt voor alle vier de divisies tegelijk. Zij bewaakt de registraties in het Kwaliteitsregister, plant de bijscholing en zorgt dat elke behandelaar zijn specialisatie op peil houdt. Dat centraal doen voorkomt dat vier divisies hetzelfde werk vier keer uitvoeren.
Het cliënt- en behandelsysteem waarin alle divisies registreren, wordt beheerd door Zorgdesk ICT, een externe partner die gespecialiseerd is in software voor de eerstelijnszorg. Zij verzorgen het onderhoud, de beveiliging en de ondersteuning.
De agenda van een divisie wordt bijgehouden door de assistente van diezelfde divisie. Dat is een bewuste keuze. Wie u belt om een afspraak te verzetten, weet welke behandelaar u heeft, hoe uw traject loopt en waar in de agenda nog ruimte zit. U hoeft uw verhaal niet opnieuw te vertellen.
Datzelfde geldt voor de rest van het reilen en zeilen van een divisie. De roosters, de werkverdeling, de declaraties bij uw verzekeraar en het aannemen van nieuwe collega's worden geregeld door de divisiemanager — iemand die zelf nog cliënten behandelt en dus weet wat een werkdag in zijn divisie vraagt. Wij geloven dat die beslissingen beter uitpakken als ze dichtbij de behandelkamer worden genomen.
Alleen de bijscholing van onze behandelaars regelen wij voor alle divisies tegelijk, en het beheer van ons registratiesysteem hebben wij bij een externe partner ondergebracht. Beslissingen die verder reiken dan één divisie — een nieuw specialisme toevoegen, ruimere openingstijden, een nieuwe locatie — liggen bij de directie, in overleg met de divisiemanagers.
De fysiotherapeuten van de divisie. Elke behandelaar heeft daarnaast een eigen specialisatie.
De assistente van de divisie, die de afspraken inplant en het eerste aanspreekpunt is.
De assistente die de aanmelding aanneemt, bij twijfel samen met de divisiemanager.
De divisiemanager van de divisie, wekelijks.
De divisiemanager, voor de eigen divisie.
Kwaliteit & Opleiding, voor alle divisies tegelijk.
Uitbesteed aan Zorgdesk ICT.
Het aantal mensen dat zich bij ons meldt neemt toe. Huisartsen verwijzen vaker door, en sinds mensen ook zonder verwijzing terechtkunnen, melden cliënten zich vaker rechtstreeks. Tegelijk zien we dat de ene divisie soms wekenlang vol zit terwijl er elders in de organisatie ruimte is.
Ons antwoord daarop is niet harder werken of de teams laten uitdijen. Wij denken dat er meer te winnen valt door beter te begrijpen hoe onze weken werkelijk verlopen.
Hoe eerder duidelijk is waar een klacht thuishoort, hoe minder vaak iemand een eerste afspraak krijgt bij een behandelaar die hem uiteindelijk moet doorverwijzen.
Als de ene divisie vol zit en de andere niet, willen wij dat weten voordat een cliënt te horen krijgt dat het drie weken duurt.
Wij plannen nu met vaste tijdvakken. Wij willen toe naar een planning die uitgaat van wat behandelingen in de praktijk aan tijd vragen.
Als wij groeien, doen wij dat door een vakgebied toe te voegen — niet door een divisie zo groot te maken dat de behandelaar en de assistente elkaars cliënten niet meer kennen.
Divisies, managers, assistentes — het is allemaal bedoeld om één ding mogelijk te maken: dat u bij de juiste behandelaar terechtkomt en daar blijft tot uw klacht over is. Als u van onze indeling niets merkt, doen wij het goed.